Tổ chức sự kiện là gì ?

Tổ chức sự kiện là khái niệm còn mới mẻ ở Việt Nam. Nhưng ở các nước phát triển nó đã quá quen thuộc và đang trở thành nghề khá HOT trong nước. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về nghề tổ chức sự kiện.

Bài viết như bài học vỡ lòng cho các bạn trẻ đang tìm hiểu và muốn theo đuổi ngành này. Cung cấp những kiến thức, bài học, kỹ năng tạo nên người làm event.

Đối với người làm nghề, phác họa chân dung người làm event cần có những yếu tố, kỹ năng gì. Từ đó mà trau dồi, phát triển bản thân.

Còn doanh nghiệp sẽ hiểu tầm quan trọng của event đối với công ty. Biết thêm về công tác tổ chức một sự kiện, từ đó tìm cho mình một đối tác phù hợp.

tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Bạn đã hiểu hết về nó? (Nguồn: Internet)

Tổng quan về Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một thuật ngữ còn xa lạ ở Việt Nam. Vì vậy có rất nhiều cách hiểu khác nhau. Trước tiên, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của từ sự kiện theo cách tiếp cận liên quan đến dịch vụ tổ chức sự kiện.

Sự kiện là gì?

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa trong đời sống xã hội.

Theo nghĩa phổ biến trong đời sống xã hội: Sự kiện là một hiện tượng, một sự cố, biến cố mang tính chất bất thường xuất hiện.

  • Ví dụ: Các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm, người ta có thể đề cập đến: Việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế, giảm giá chứng khoán…

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam người ta thường quan niệm: Sự kiện đó là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo, hội nghị… Tuy nhiên, việc quan niệm hoạt động nào là “sự kiện” còn có nhiều cách hiểu khác nhau:

Có người hiểu sự kiện theo nghĩa chỉ có những hoạt động mang tính xã hội cao, tính chất và quy mô lớn. Mang những ý nghĩa nhất định trong đời sống kinh tế xã hội.

  • Ví dụ các sự kiện như: Hội nghị thượng đỉnh các nước, SEGAMES 23, Cuộc thi hoa hậu toàn quốc…

Trong khi đó, có người lại hiểu “sự kiện” theo nghĩa gần với “sự việc”. Bao hàm cả những hoạt động thường mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, hoặc cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội thường ngày.

  • Ví dụ như: Đám cưới, sinh nhật, tiệc mời…

Các lĩnh vực sự kiện

Theo tiếng Anh, sự kiện (event) bao hàm nhiều lĩnh vực rộng rãi như:

Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh

Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…

Ví dụ:

Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

Exhibitions: Triển lãm

Trade fairs: Hội chợ thương mại

Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí

Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp

Festive events: Lễ hội, liên hoan

Ví dụ:

Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước

Meetings: Họp hành, gặp giao lưu

Seminars: Hội thảo chuyên đề

Ví dụ:

Workshops: Bán hàng

Conferences: Hội thảo

Conventions: Hội nghị

Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội

Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao

Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing

Ví dụ:

Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại

Brand and product launches: Sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Ví dụ:

sự kiện event

Sự kiện bao hàm nhiều lĩnh vực rộng rãi. (Nguồn: Internet)

Khái niệm về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) sự kiện. Là một quá trình bao gồm các công việc:

  • Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
  • Lập chương trình, kế hoạch
  • Chuẩn bị các yếu tố cần thiết
  • Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể…

Mục đích: Để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội. Nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

Xu hướng phát triển của nhu cầu về ngành/dịch vụ tổ chức sự kiện

Theo kết quả khảo sát của FTA vào năm 2006, tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất. Chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường.

Trung bình hàng năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm; và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm…

Theo các chuyên gia thì xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức các event có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa khác nhau. Sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho event. Tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế. Mục đích là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra một hướng đi riêng cho các công ty trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm. Và thu hút số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Riêng tại thị trường Việt Nam, việc tổ chức các sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chất lượng và số lượng. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của họ.

xu hướng ngành sự kiện

Xu hướng của ngành tổ chức sự kiện đang gia tăng mạnh mẽ. (Nguồn: Internet)

Các loại hình sự kiện

Sự kiện bao gồm nhiều hoạt động trong nhiều lĩnh vực như: thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng… Và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục – tập quán… Các tiêu chí được sử dụng phổ biến trong phân loại sự kiện bao gồm:

  • Quy mô, lãnh thổ
  • Thời gian
  • Hình thức và mục đích sự kiện
các loại hình sự kiện

Mô hình các loại hình sự kiện. (Nguồn: Cyber Show)

Vai trò của sự kiện

Là công cụ duy trì mối quan hệ, tạo niềm tin và uy tín đến khách hàng.

Nhằm đánh bóng sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của doanh nghiệp.

Tăng doanh số, lợi nhuận, thông tin khách hàng.

Một số lợi ích của tổ chức sự kiện

Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.

Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.

Công cụ truyền thông

Phương tiện offline: Các kênh báo giấy, tạp chí, ấn phẩm, banner, tờ rơi, poster,…

Phương tiện online: Báo điện tử, email, website, diễn đàn,…

Các trang mạng xã hội: Facebook, instagram, zalo, twitter,…

Tài liệu tổ chức sự kiện quý báu cho người mới vào nghề

Meeting & Event Planning for Dummies – Susan Friedmann

tài liệu tổ chức sự kiện

Cuốn sách dành cho tất cả mọi người. Từ những người chưa biết về tổ chức sự kiện đến những nhà chuyên nghiệp.

Cuốn sách có nội dung:

  • Hướng dẫn chi tiết từng bước một thực tiễn về chiến lược và kỹ thuật.
  • Cách lên kế hoạch sự kiện để đưa một sự kiện thành công.
  • Quy trình tổ chức sự kiện từ những chi tiết nhỏ nhất cho đến một bức tranh sự kiện tổng thể.

Organizing Special Events and Conferences – Darcy Campion Devney

sách dạy tổ chức sự kiện

Tài liệu sẽ trình bày tất cả những thủ thuật và kỹ năng cần có của một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Sách giới thiệu các quy trình hướng dẫn từng bước chi tiết như:

  • Lên danh sách công việc.
  • Lên lịch trình.
  • Công tác hậu cần.
  • Hàng loạt những vấn đề liên quan khác cho một sự kiện thành. công.

The Business of Event Planning – Judy Allen

tài liệu tổ chức sự kiện

Cuốn sách này sẽ giúp bạn:

  • Nắm vững về những việc cần làm trong kế hoạch tổ chức.
  • Đưa bạn vào hậu trường của kế hoạch sự kiện; giúp hiểu rõ hơn về công tác hậu cần.
  • Giải thích mọi khía cạnh của việc tổ chức.
  • Lập kế hoạch chiến lược.

Event Planning – Judy Allen

tài liệu tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch thực hiện các sự kiện đặc biệt với sự tinh tế và không phát sinh về chi phí. Cuốn sách độc đáo này là lời khuyên thiết thực:

  • Chọn địa điểm tốt nhất.
  • Chuẩn bị và quản lý ngân sách, với các mẫu chi phí mẫu được bao gồm.
  • Lập kế hoạch, biên chế và cộng tác với các tổ chức liên quan khác.
  • Sắp xếp thời gian và hậu cần.
  • Phối hợp thực phẩm và đồ uống, trang trí, giải trí và chủ đề.
  • Cách tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường.
  • Các ví dụ mới, cập nhật và nghiên cứu điển hình về những điều đã ổn và chưa ổn trong sự kiện.
  • Đánh giá rủi ro sự kiện. Đề phòng hao hụt ngân sách.

Nghề Sự Kiện: Thiên Đường Nơi Địa Ngục – Lê Trần Đắc Ngọc

sách sự kiện

Tự truyện Nghề sự kiện – Thiên đường nơi địa ngục của tác giả Lê Trần Đắc Ngọc – một đạo diễn sự kiện sẽ mang đến cho chúng ta những góc nhìn đa chiều về nghề sự kiện này.

  • Chứa đựng câu chuyện về cuộc đời chính tác giả.
  • Những tâm tư, suy ngẫm và những bài học kinh nghiệm về ngành sự kiện.
  • Tác giả phản ánh những ánh hào quang bên ngoài và soi sáng những góc tối bên trong.
  • Đem đến cho bạn những trải nghiệm thú vị.
  • Có cái nhìn đồng cảm và thấu hiểu hơn đối với nghề event.